El Archivo

¿Qué es El Archivo?

Los archivos municipales se han formado atendiendo a un proceso de recopilación documental conformado de manera natural, dentro de un marco temporal, por la institución que los ha generado, en este caso, el ayuntamiento, y el desarrollo de la función que les es propia, es decir: la administración y gestión de la ciudad.
En esta esfera temporal nace la doble perspectiva de los servicios que ofrece un archivo municipal. Por un lado, su función histórica que le viene otorgada en tanto en cuanto conserva la documentación de siglos pasados y que explica la evolución de la institución municipal y de la vida social misma de la ciudad en el transcurso del tiempo. En segundo lugar, la conservación de documentos más recientes en el tiempo se constituye en lo que denominamos archivo administrativo, y que determina la otra función del archivo municipal. Esta documentación es a la que normalmente recurre la propia administración y el ciudadano cuando requieren documentos con valor probatorio de deberes y derechos, jurídicos o económicos, y que se preste siempre dentro del marco legal de acceso a la información. Atendiendo estas necesidades, el Ayuntamiento de Xàtiva trabaja y se esfuerza por hacer realidad la recuperación de nuestras señas de identidad, de nuestros rasgos distintivos, de nuestra memoria colectiva. El Archivo Municipal de Xàtiva, archivo histórico y administrativo, no solo profundiza en este sentido, al mismo tiempo, da respuesta a una antigua aspiración ciudadana y profesional. Se materializa, en definitiva, un aspecto concreto del proyecto cultural, que se pretende hacer realidad conjugando la dotación de servicios y de infraestructuras con la recuperación y la rehabilitación de nuestro patrimonio.
El Archivo Municipal supone la dotación para nuestra ciudad de un espacio cultural que entre todos debemos procurar convertir, con la realidad de la acción diaria, en un instrumento más que facilite la difusión cultural. Su rentabilidad social, su utilidad es, pues, una cuestión colectiva, una responsabilidad compartida.

Funciones del Archivo Municipal

El archivo municipal de Xàtiva es el departamento dependiente del Ayuntamiento de Xàtiva que se encarga de la transferencia, clasificación y catalogación/inventario de la documentación municipal que se gestiona en los departamentos municipales. Por lo tanto, el trabajo principal se refiere al tratamiento de la información que concierne a los ciudadanos de Xàtiva y la propia administración, en defensa de sus derechos o la exigencia de sus deberes. Un trabajo de tratamiento de la información garantista, por lo tanto, que permite disponer de uno de los mejores y más preciados bienes de una sociedad moderna: la información.
El tratamiento sistematizado de esa información, mediante las modernas tecnologías, permite recuperar rápidamente esa información, y ponerla al alcance, o bien de los ciudadanos que necesitan consultar expedientes que les afectan, o bien de la propia administración que, constantemente, necesita recurrir a la información generada para la multitud de gestiones que realiza cotidianamente.
Hay una diferenciación clara en la documentación municipal. Hay una histórica y una administrativa, marcada, claro está, por la cronología. Como cabe imaginar, cada una requiere un conjunto concreto de normas, técnicas y conocimientos aplicados para su gestión.
Así mismo, debemos tener en cuenta que un archivo municipal no comprende sólo la documentación generada por la propia institución municipal, sino que una de sus finalidades es conservar y garantizar la difusión del testimonio del sentir de una ciudad, ya sea la evolución de su carácter urbanístico, o sus transformaciones socioeconómicas. En este sentido, el archivo realiza un trabajo de investigación y adquisición de fondos diferentes al del propio consistorio municipal, mediante las donaciones particulares o la compra de documentación interesante para la ciudadanía, ya sea en librerías de viejo, anticuarios, ferias, etc. Esto es lo que en archivística conocemos como fondos incorporados.

Savex

El proyecto SAVEX , desarrollado por la Conselleria de Turisme, Cultura y Esport , es el principal proyecto archivístico gestionado por la Dirección general de Patrimonio Cultural y con él se pretende poner en marcha un sistema de información y gestión integral común a todos los archivos del Sistema Archivístico Valenciano, a dotarlos de una única herramienta de trabajo que permite no sólo la normalización de los procedimientos de trabajo archivístico sino, también, una mayor protección, organización y difusión del patrimonio documental valenciano.
El objetivo final del proyecto es el uso de esta aplicación de gestión documental por la totalidad de los archivos del Sistema Archivístico Valenciano , incluyendo los archivos de todas las Consellerias y sus oficinas , los archivos de la administración local que quieran integrarse en el sistema.
El Archivo Municipal de Xàtiva ha sido pionero en este aspecto, participando activamente desde sus inicios y actualizando su catálogo a la nueva aplicación informática que, en un futuro no muy lejano, permitirá a los usuarios el acceso a la documentación desde cualquier ordenador.

Gestiona

El Ayuntamiento de Xàtiva se ha dotado de una herramienta informática dentro del proyecto de e-Administración municipal, con el fin de agilizar los trámites administrativos, tanto para la propia administración como para los ciudadanos. Esa herramienta es la base de datos GESTIONA, mediante la cual todos los departamentos municipales tramitan electrónicamente sus expedientes desde su incoación hasta su archivo en el propio departamento.
GESTIONA también está implantada en el archivo municipal, con el añadido de que cuando finalizan los trámites de los expedientes en cada departamento, el funcionario responsable lo cierra definitivamente, y lo remite vía GESTIONA al archivo municipal, donde se vuelve a abrir, y donde se revisan todas las partes del expediente en cuestión -departamento que lo remite, datos, nombres, documentos escaneados, etc.- y una vez comprobado que está todo correcto, se cataloga, asignándole un número de Signatura Electrónica. Se trata de un proyecto ilusionante, novedoso, que nos sitúa en el ámbito de las nuevas tecnologías más avanzadas aplicadas al campo de la administración.

Historia del Archivo

El edificio

La Orden de los Trinitarios fue fundada con el fin de redimir a los cautivos cristianos en poder de los musulmanes. A lo largo de la conquista de Valencia por Jaume I, fueron instalándose en las distintas poblaciones conventos de la citada Orden, entre ellas, Xàtiva.
Sarthou nos dice que, según los historiadores de la Orden Fray Vicent Calvo y Fray Josep Rodríguez, el Convento de Trinitarios de Xàtiva fue fundado el año 1259. Igualmente de acuerdo con una cita de 1925 del mismo autor, de todas las fundaciones monásticas existentes en Xàtiva, sólo quedaban dos de monjas: las de los Conventos de Santa Clara y la Consolación. Las otras, entre las que había que contar los Trinitarios, desaparecieron en las etapas de 1821 y 1835, en las desamortizaciones eclesiásticas, destinándose el edificio a otros usos.
Por esa época sabemos, gracias al Diccionario Geográfico de Madoz, que en el año 1845 el edificio estaba destinado a almacén y que en él vivían varias familias en régimen de alquiler.
Posteriormente, el edificio fue utilizado como Casino Republicano, destino que tuvo hasta el año 1939, en que fue incautado para otras actividades. En el año 1986, el Ayuntamiento acordó destinarlo a Archivo Municipal.
Por lo tanto, se sitúa este Archivo Histórico y Administrativo en la ubicación en otro tiempo ocupada por la Iglesia de la Trinidad, pieza arquitectónica fundamental del paisaje urbano de la Ciudad de Xàtiva desde la Edad Media, objeto de una tardía, y en palabras de Sarthou Carreres, bellísima aportación gótica a la ornamentación de su portada. Suprimido el culto en el siglo XIX, cuenta Madoz en su Diccionario que “se halla dedicada a la custodia de madería y otros instrumentos correspondientes a la ciudad, y el resto habitan varias familias pagando alquiler de amortización”.
Se lamenta Sarthou en 1961 de la desaparición de la portada gótica, y dice tener como único recuerdo la fotografía que tan espléndidamente ilustra su estado y situación hace cien años, y tantas veces se ha reproducido en la bibliografía sobre la Ciudad de Xàtiva.
Redescubierta la portada de la Iglesia en 1979, el Ayuntamiento de Xàtiva decide, por acuerdo de 17 de noviembre de 1986, destinar el edificio a Archivo Municipal.
El planteamiento de este proyecto se hizo tanto desde los requerimientos específicos del uso a que se destina, como desde el reconocimiento, que pretende ser explícito, del valor urbano que posee la antigua Iglesia de la Trinidad. Valor dado por el papel que la fotografía citada por Sarthou ejerce sobre la memoria colectiva de la Ciudad.

El archivo y sus fondos

Los fondos documentales del archivo municipal de Xàtiva empiezan en el siglo XIV, aunque con escasos documentos, que se incrementan, de manera limitada, en los siglos XV al XVII. Esta escasez documental se debe de a que el archivo fue quemado durante el incendio y exterminio de la ciudad de Xàtiva, al 1707, ordenado por el rey Felipe V, durante la Guerra de Sucesión. Es a partir del siglo XVIII cuando se dispone de unas series documentales más continuadas y que no cesarían de crecer, hasta llegar a nuestros días.
La característica del Archivo Municipal de Xàtiva no difiere mucho la de otros tantos: los avatares derivados de conflictos, guerras, incendios, etc. unido a la incuria de algunas administraciones, ha tenido como consecuencia la desaparición de numerosos documentos. Sin embargo, en todas las épocas ha habido otras administraciones que sí se han preocupado de conservar su archivo. De época foral, es decir, anterior a la pérdida de los fueros, se conserva un libro de actas del Consell del año 1378-1379, un libro de elección dels Jurats de 1405-1406, y cuatro inventarios de las actas del Consejo municipal: de 1500, 1574, 1610 y 1618. Del siglo XVIII existen referencias de hasta cuatro inventarios y de otros tres para el siglo XIX. Junto a estos, también tenemos constancia de numerosas reclamaciones a instituciones y particulares para que devolvieran documentación perteneciente al Archivo Municipal de Xàtiva, y dictando normas para seguir un procedimiento en el préstamo y devolución de documentos.
Dentro de la documentación más importante, hay que destacar el Libro de Privilegios, el Liber privilegiorum civitatis et regne Valentie, ca. 1350, así como las Ordenanzas generales para el gobierno político y económico de la ciudad de San Phelipe (Xàtiva), de 1750.
El siglo XX significará para el Archivo Municipal de Xàtiva un proceso dispar. Para la primera mitad de la centuria, el ayuntamiento contará con los servicios del mismo, aunque marcado por el voluntarismo de las personas responsables y no por la normalidad al disponer de un servicio necesario en la administración. Así transcurrió hasta 1961, cuando se jubiló el archivero, D. Carlos Sarthou Carreres. Desde ese año hasta la década de los ochenta no hubo un archivo propiamente dicho, sino atendido esporádicamente. A partir de esa década de los ochenta, el consistorio decide normalizar esta situación y se procede a inventariar la documentación y organizar el archivo, y en 1991 se inaugura un edificio digno y en condiciones para conservar, custodiar y servir la documentación municipal. En la actualidad, las administraciones que se han sucedido han ido consolidando un servicio necesario para la propia administración, los investigadores y los usuarios.